Až na to, že to tak nemusí být. Ve skutečnosti, při správné přípravě a vedení, pořizování minut je ve skutečnosti relativně jednoduchý proces a vytvořili jsme rychlého a praktického průvodce, který podrobněji popisuje jemnější body, které to dokazují.
Takže příště, když vás šéf nadchne povinnostmi písařů, zhluboka se nadechněte a nepropadejte panice; to je způsob, jak pořizovat zápisy z jednání efektivně a efektivně.
1. Nejezděte slepě
Stejně jako u všech věcí je psaní minut mnohem snazší, pokud jste se předem důkladně připravili. Vědět předem, kdo se zúčastní schůzky, jaký bude pořad jednání a úroveň podrobnosti, která je požadována, vám pomůže učinit vaši práci mnohem jednodušší.
Jakmile vám bude tato povinnost doručena, měli byste se svým šéfem strávit pět minut, než si všechny tyto informace před zdokumentováním získají. Nejrychlejším a nejúčinnějším způsobem, jak toho dosáhnout, je použít šablonu zápisu ze schůzky, praktický nástroj, který zajistí, že nebudete ztrácet čas vytvářením formátu od nuly. Tímto způsobem, pokud jde o psaní poznámek, bude vše již přehledně uspořádáno a připraveno k práci.
Pokud je vaše firma obzvláště technicky důvtipná, můžete dokonce nahrát dokument šablony do cloudu, což umožní účastníkům přidat do seznamu své vlastní jméno a navrhnout vlastní témata agendy. Nicméně vaše organizace ráda hraje věci, šablona je flexibilní a jednoduchý způsob, jak každý pracovat.
2. Vědět, co je třeba zdokumentovat
V mnoha případech - zejména na podnikových schůzkách na vysoké úrovni, na nichž mohou být na pořadu jednání hlasování nebo návrhy - jsou zápisy, které pořídíte, oficiální, právně přípustný dokument. Například, pokud představenstvo rozhodne, pak - za účelem transparentnosti - je důležité, aby ti, kteří nejsou přítomni (ale mají vlastní zájem na společnosti), věděli, proč bylo takové rozhodnutí učiněno.
Naopak, pokud se jedná o jednoduché týmové setkání, které má obecně neformální povahu, nemusíte být tak přísní s podrobnostmi. V každém případě bude typický koncept zahrnovat:
- datum a čas schůzky
- úplný seznam účastníků (stejně jako pozvaných účastníků, kteří to nedokázali, obvykle označované termínem „lituje“)
- jakékoli změny nebo opravy zápisů z předchozí schůzky (pokud jsou relevantní)
- seznam předem určených témat agendy (pokud jsou uvedeny) a kroky, které je možné v těchto tématech podniknout, včetně toho, kdo za ně bude odpovědný
- veškeré výsledky hlasování (včetně tallies) nebo podané nebo zamítnuté návrhy (znovu, pokud jsou relevantní)
- jakékoli nové záležitosti nebo problémy vznesené během schůzky, které nebyly na dohodnutém programu
- veškeré podrobnosti o příští schůzce (například datum a místo).
Jak bylo uvedeno v předchozím příspěvku, několik z těchto odrážek může být dokončeno před zahájením schůzky, takže se pokuste udělat co nejvíce legií, jak můžete předem.
3. Vezměte si zápis z jednání
Vlastní zápis minut je obvykle to, co většinu lidí děsí; musíte pracovat rychle, efektivně as minimálním narušením samotné schůzky, což je administrativní dovednost, která může vyžadovat nějaký čas na zvládnutí.
Je však důležité si uvědomit, že poznámky, které si píšete během probíhající schůzky, jsou pouze návrhem; budete mít šanci je uklidit a nechat je vypadat profesionálně později. Proto, pokud musíte použít nějakou formu kryptické zkratky, abyste všechno snížili - nebo pokud se cítíte pohodlněji při psaní poznámek na notebooku nebo tabletu - tak to buďte (ujistěte se, že je můžete přeložit později!)
Níže jsou uvedeny některé další klíčové body k zapamatování.
- Nezkoušejte psát konverzaci slovo za slovem; nejenže je to prakticky nemožné, ale také to není nutné (zatímco zápisy jsou právním dokumentem, schůze samy o sobě nejsou soudním řízením). Místo toho se jednoduše pokuste shrnout rozhodnutí a akční body.
- I když nechcete být přerušeni každých pět minut, víme, že je naprosto v pořádku požádat o objasnění určitých bodů (ještě více, pokud se jedná o neformální setkání).
- Pokud opravdu bojujete, přiveďte hlasový záznamník nebo mobilní telefon k záznamu schůzky (ne tolik pro účely vytvoření doslovného přepisu, ale pro účely objasnění později). Pokud to však uděláte, musíte na začátku dát každému v místnosti vědět, že se jedná o řízení.
4. Napište vše nahoru
Jak bylo uvedeno výše, poznámky, které si během schůzky uděláte, jsou určeny pouze pro vás; budete jim muset dát lesk, aby byli připraveni k distribuci.
Je to dobrý nápad udělat to hned po setkání, když je ve vaší mysli všechno čerstvé. Pamatujte, že zatímco obecnou myšlenkou je psát profesionálním, korporátním stylem, nejdůležitější věcí je, že vaše formulace je jasná a nenechává žádný prostor pro pochybnosti o tom, co bylo rozhodnuto a jaký je výsledný postup.
Podívejte se na tyto užitečné tipy.
- Není-li to možné, nemějte jen za to, že „se má rozhodnout, že se má provést opatření X“. Zkuste také zahrnout krátký odstavec, který stručně vysvětlí, proč se správní rada rozhodla podniknout tuto akci. Pokud před určitou akcí nebo návrhem předcházela zdlouhavá debata, zkuste zahrnout hlavní argumenty, které daly obě strany.
- Nezapomeňte zaznamenat pouze fakta - nikoli váš názor nebo subjektivní přístup k nim. Pište zřetelně a jasně bez odkazu na vaše osobní pozorování.
- Nehovořte o lidech podle jména, s výjimkou případů, kdy diskutujete o výsledku pohybů nebo sekund.
- Ujistěte se, že zůstanete po celou dobu ve stejném čase (je běžné, že minuty budou prezentovány v minulém čase, ale je také přijatelné, aby byly psány v současnosti). Nezkoušejte se zde zmást; jen udržujte věci jednoduché.
- Zajistěte, aby jakékoli další externí dokumenty, na které se odkazuje, byly pokud možno připojeny jako dodatek (a označovaly se tedy jako „smluvní smlouva (viz dodatek B)“).
- Přestože by to mělo být samozřejmé, ujistěte se, že jste před distribucí všem v oddělení zkontrolovali a zkontrolovali hotový produkt.
5. Zajistěte, aby všichni dostali kopii
Jako určený příjemce minut se vaše povinnosti nekončí; musíte také zajistit, aby zápisy byly snadno a rychle přístupné těm, kteří je potřebují, obvykle prostřednictvím interního intranetového systému vaší společnosti nebo e-mailového řetězce. Nechcete, aby se později něco změnilo, proto se ujistěte, že jste zavedli omezení pro úpravy, nebo ještě lépe, nahráli je jako PDF.
Jak již bylo zmíněno, zápisy z předchozí schůzky někdy vyžadují změny na začátku příští schůzky. Po jejich vyhotovení je třeba zápisy řádně archivovat pro budoucí potřebu (obvykle digitálně, ale některé společnosti si mohou také přát uspořádat si papírové kopie). Přestože nemusí být vaše zodpovědnost za údržbu a aktualizaci těchto souborů (vedoucí kanceláře to pravděpodobně zvládne), ujistěte se, že jste si vědomi toho, jak své soubory odeslat rychle a správným způsobem.
A to je skoro všechno. Jak vidíte, minutové vyhlídky jsou mnohem méně skličující, než mnozí z nich dokážou být; vyžaduje to jen pilnou péči a předchozí plánování vaším jménem.
Pravděpodobně si vytvoříte svůj vlastní systém pro rychlé zničení věcí, ale mezitím to rozhodně není něco, čeho byste se měli bát; postupujte podle těchto tipů a zbytek přijde snadno.
Máte nějaké další tipy na minutové užívání? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže!
