I když nemusíme nutně nasměrovat ducha Williama Shakespeara, když střílíme prostřednictvím e-mailu našim kolegům nebo manažerům, je stále důležité používat ve vašem Gmailu nebo Yahoo! dobrou etiketu. poštovní zprávy.
Pamatujte: je tu líný e-mail a formální složení e-mailu. Který chcete použít, když jste v kanceláři?
Řekněme to takto: pokud chcete být bráni vážněji a považováni za profesionálnější, pak vám to velmi doporučujeme. Řekněme to jiným způsobem: nebuďte naštvaní, když vám Bill z marketingu pošle zprávy, které vypadají spíš jako spam z 90. let?
Co tedy vlastně je profesionální e-mailová etiketa v roce 2018 a dále?
Máme sbírku tipů, jak napsat firemní e-mail, který se nejeví jako teenager, který napsal na Snapchat, ale spíše u kompetentní dospělé osoby.
1. Použijte profesionální jazyk
Jistě, ve vnějším světě zkrátíte svá slova, píšete nevhodný jazyk, který byste na pracovišti nikdy nepoužívali, a používáte anglický jazyk s bezohledným opuštěním - nezajímá nás, kolikrát to uděláte, prosím, přestaňte psát ', ' gr8 'a' LOL 've všech e-mailech vaší společnosti - jedná se o typické e-mailové hříchy.
Zde je návod, jak vytvořit obecný e-mail pro profesionální prostředí:
- otevřete svůj e-mail s pozdravem
- hned se dostanete ke masu svého e-mailu
- dobře se s přátelským odhlášením, jako je „děkování“, „upřímně“ nebo „přání všeho nejlepšího“.
Pokud chcete přidat další úroveň profesionality, držte se pouze e-mailů souvisejících s kancelářími.
2. Komunikujte pravý tón
Pokud je při odesílání e-mailu jedna věc, která je obtížná, vydává tón.
Protože příjemce s vámi nekomunikuje fyzicky a verbálně, může být pro jednotlivce obtížné porozumět tomu, co opravdu říkáte. Od humorné po seriózní mohou e-maily snižovat tóny všech vašich e-mailů.
Kolikrát vás neškodný vtip dostal do potíží?
Hlavní obtíž je překonat tuto překážku a pokusit se sdělit správný tón. Existuje několik doporučení, jak toho dosáhnout:
- při digitálním psaní e-mailu se držte osobních zájmen
- složte své e-maily spíše aktivním hlasem než pasivním
- volte svá slova pečlivě - nesprávné přídavné jméno nebo podstatné jméno může způsobit poškození
- znát správné pozdravy a uzávěry, ale nebuď moc roztomilý.
Často jsme četli příliš mnoho do zprávy v naší doručené poště. Jsou v pořádku? Byla zpráva sarkastická? Byl odesílatel pasivní agresivní?
To jsou rozumné otázky, které zaplavují naši mysl při čtení nejnovější položky v naší doručené poště, ale je čas zahodit je a jen si uvědomit, že odesílatel odesílá pouze e-mail, nikoli drahý John ani drahá Amy.
3. Naformátujte svůj e-mail
Formát vašeho e-mailu se nemusí zdát tak důležitou věcí, ale je to jen jedna přidaná vrstva ve vaší snaze zdokonalit vaši formální komunikaci. Při psaní e-mailu budete chtít zachovat konzistentní a profesionální téma, šablonu, kterou budete pravidelně používat.
Jak vypadá výchozí formát? Obvykle se jedná o Times New Roman, velikost 11 nebo 12, a za každý odstavec jeden prostor.
Zde je příklad:
Vážený pane Vandelayi,
Doufám, že je vše v pořádku.
Obdržel jsem vaši zprávu a rád bych vám poděkoval za to, že jste se se mnou spojili. Vzal jsem vaši radu a do zprávy jsem vložil dvě grafiky, abych zdůraznil naše latexové produkty. V přiloženém souboru můžete vidět obrázky, které jsem vybral.
Doufejme, že to zapůsobí na naše japonské klienty.
S pozdravem,
[Sem vložte podpis]
Jednoduchý formát, který není vymyšlený, je vždy lepší než formát, který je bohatý a přes vrchol. Pro správné formátování e-mailu nepotřebujete nedotčené počítačové dovednosti.
4. Vyvarujte se nepříjemných uživatelských jmen
Ať už si v kanceláři otevíráte nový e-mailový účet nebo používáte osobní e-mail pro pracovní účely, je vaší úlohou udělat jednu věc: vyhnout se nepříjemnému uživatelskému jménu ( nebo ) . Tímto pošlete svým kolegům, nadřízeným a šéfovi špatnou zprávu o vašem celkovém chování.
Jednoduše řečeno: místo toho použijte .
5. Korektury každé zprávy
Podívej, nejsme neomylní, víš? Děláme chyby, proto kladou gumy na zadní stranu tužek a tlačítko 'Delete' na našich klávesnicích. Stalo se to.
Klíčem je poučit se z chyb. Pokud je vaším celoživotním cílem postupovat dopředu, je opravit chyby a poučit se z nich, pak můžete začít e-mailem.
Hlavním cílem je korigovat každou odeslanou zprávu. Nezáleží na tom, zda e-mail obsahuje dva odstavce nebo dopis vedoucímu představiteli společnosti. Existují dva způsoby, jak toho docílit: nainstalovat do svého prohlížeče doplněk gramatiky - nejoblíbenějším nástrojem je gramatika - a před zasláním tlačítka „Odeslat“ znovu zkontrolujte svůj e-mail.
Pokud jste nikdy nebyli jediní pro strukturu vět nebo současný čas, pak byste měli určitě zvážit instalaci gramatiky. Nikdy nevíte, jestli se dozvíte věci, na které jste zapomněli nebo nevěděli. Kdo věděl, že mezi „Kdybych byl“ ve srovnání s „Kdybych byl“ byl obrovský rozdíl?
6. Používejte svůj podpis rozumně
Váš e-mailový podpis je skvělý nástroj, který máte k dispozici, protože může zprostředkovat mnoho důležitých informací, aniž by byl přidán do kontextu vašich zpráv. Správný podpis může zopakovat vaše jméno, titul, informace o sociálních médiích nebo dokonce nějakou vtipnou frázi, která se vztahuje na váš obor. To vás může vyčnívat z davu a umožnit příjemcům, aby si vás pamatovali.
Jak tedy vytvoříte podpis, díky kterému vyniknete?
- omezte svůj podpis na maximálně čtyři řádky
- přidejte ikony sociálních médií, aby se váš podpis dostal do 21. století
- udržujte barvy jednoduché a konzistentní; přeskočit růžové a výchozí písmo s černou barvou
- vložte výzvu k akci v poslední řádce (nezapomeňte si pamatovat na kancelářskou párty)
- zdržte se plýtvání cenných nemovitostí zadáním své e-mailové adresy
- publikujte barevný obrázek sebe vedle svého podpisu
Zde je ukázka:
John Smith
Traveling Salesman, Company ABC [link to website]
+ (44) (0) 1632 123456
Takto maximalizujete sílu e-mailového podpisu.
7. Pochopte, že nic není důvěrné
Pravda o používání internetu v roce 2018: nic není bezpečné, bezpečné nebo důvěrné. Od infiltrací dat po narušení bezpečnosti až po e-mailové hacky to vypadá, že cokoli a vše, co děláte online, již není důvěrné a anonymní. Zeptejte se vedení společnosti Sony. A to je důležité mít na paměti, až příště odešlete e-mail, který je plný stížností a je příliš osobní.
Jinými slovy, napište e-mail s myšlenkou, že to vidí ostatní kanceláře. Je lepší se prostě držet své práce a dávného přísloví „pokud nemáte nic hezkého říct, pak to vůbec neříkej“. Kromě toho se zdržte poskytování příliš velkého množství informací o citlivých podnikových datech.
Tím, že se vzdáte těchto návrhů, můžete potenciálně riskovat, že si to přečtou i ostatní. Je to jen vaše štěstí, že jednou jste si stěžovali na lidské zdroje, společnost byla napadena!
Je pravda, že kancelářské prostředí se v posledních letech trochu uvolnilo. Je to potenciálně proto, že do pracovní síly vstoupilo více tisíciletí, což přivedlo jejich nadšení a moderní způsoby do kancelářské krajiny. Toto chování by však nemělo být integrováno do vašich e-mailů. Mělo by to být naopak: profesionální, čisté a zdvořilé - jako The Wall Street Journal .
Říká se, že e-mail je mrtvý. Jaký je vlastně smysl procvičování dobrých mravů? Vzhledem k tomu, jak moderní kancelářské prostory v e-mailu žijí a umírají, lze s jistotou říci, že se mýlí. Než v dalším e-mailu stisknete tlačítko Odeslat, přemýšlejte, zda splňuje kritéria etikety. Pokud ne, budete muset stisknout 'Backspace' na klávesnici a začít znovu. Oblékáte se pro úspěch, tak proč také psát pro úspěch?
Píšete profesionální e-maily? Dejte nám vědět v sekci komentáře!
