Je však nevyhnutelné, že vás bude drtit váha projektu?
Ne, pokud zaměstnáváte ty nejlepší triky a provádíte správnou strategii přizpůsobenou konkrétním a jedinečným potřebám podniku.
Zde je 10 tipů pro řízení projektů, které musí každý nový (a zkušený) manažer znát.
1. Stanovte očekávání organizace
Před zahájením velkého projektu můžete společnosti pomoci rozvinout realistická očekávání, řadu kroků k zajištění toho, aby tým dokončil projekt včas a za rozpočet. Tímto způsobem může organizace zajistit udržitelnou výhodu oproti konkurentům v oboru a začlenit tuto strategii do dlouhodobého plánování.
Klíčovou otázkou je: jak zjistíte, co je realistické očekávání?
Zde se objevují vaše dovednosti v oblasti řízení projektů, protože nyní můžete implementovat různé metody:
- najmout a udržet správný talent s odpovídajícími dovednostmi
- využít technologických řešení
- experiment s řízením realizace výhod
- přijímat agilní postupy (viz níže)
- propojit přípravu strategie s prováděním řízení.
V závislosti na tom, kde ve společnosti stojíte, můžete také doporučit Enterprise Project Management nebo EPMO. Jedná se o centralizovaný obchodní nástroj, který překlenuje propast mezi strategií a podnikáním a využívá rozmanitou škálu podpůrných mechanismů pro správu a řízení společností a správu portfolia projektů.
2. Definujte kritické milníky
Každý projekt je definován okamžiky, řadou agilních praktik, které nakonec povedou k hotovému produktu. Bez ohledu na to, na jakém druhu práce se chystáte, celá věc bude nádherně založena na dvou věcech: na hlavních fázích a dílčích fázích.
Primární fáze budou spočívat v zahájení, plánování, provedení a uzavření. Dílčí fáze jsou malé věci, které koordinujete se svým týmem, od porozumění potřeb klientů po kompilaci dat až po psaní technických dokumentů. Toto je personifikace úspěšného řízení projektu.
Zapište si každý důležitý milník, protože bude sloužit jako účinný ukazatel, pokud vy a váš tým dosáhnete úspěchu.
3. Studujte nejjemnější body projektů
Jediným způsobem, jak lze dům postavit, je existence silného základu. Totéž platí o plánování projektu; aniž byste pečlivě studovali ty jemnější body, nebudete produkovat solidní projekt. Stejně jako dům bez hvězdného základu se i váš projekt bude vrtat, klesat a nevyhnutelně implodovat.
Abyste se ujistili, že plánování je efektivní, musíte do své správy začlenit tyto triky:
- definovat cíle klientů
- nastínit cíl společnosti
- identifikovat zúčastněné strany v projektu
- pochopit, jaké jsou jejich zájmy
- znát jejich očekávání od začátku do konce.
Ještě jedna věc: hloubková strategie projektu by měla zahrnovat role a povinnosti každého člena týmu. Což nás přivádí k našemu dalšímu bodu.
4. Identifikujte silné a slabé stránky členů týmu
Jak se říká, jste společnost, kterou máte. Toto věk staré pořekadlo platí i pro management!
Podniky přežívají a prosperují tím, že předvádějí silné stránky svých zaměstnanců a skrývají své slabosti. Při delegování úkolů, úkolů a odpovědností musíte přijmout stejnou mentalitu.
Jako analytici baseballu, manažeři před zápasem určí, kdo vyniká v čem a proti komu. Nasaďte si čepici na kouli a podívejte se, kam do vašich plánů zapadají Sally Engineer, Johnny Linguist, Billy the Tech Wizard a Susie the Number Cruncher.
Tip: Tyto přezdívky by vám měly říct vše, co potřebujete vědět!
5. Udržujte širokou komunikaci
Komunikace, komunikace, komunikace. Toto je profesionální dovednost, kterou na dnešním ultrakonkurenčním a tvrdém trhu práce chybí.
K řízení projektu bez škytání potřebujete účinnou komunikaci mezi všemi zúčastněnými stranami: klienty, zúčastněnými stranami, členy týmu a vedoucími projektů. Pokud bude v komunikační aréně nějaký problém, pak dojde k útokům na slepou stranu, otázkám „No, to jsi mi neřekl!“ nebo „Ano, měl jsi mi to říct!“.
Komunikační linky musí být vždy otevřené, neustále zaměstnané a připravené k použití.
Jak tedy zajistit, aby komunikace správně fungovala? Zde je několik tipů:
- psát zprávy o stavu projektu, které udržují všechny na stejné stránce o jakémkoli novém vývoji
- pořádat všeobecné komunikační schůzky na začátku a na konci každého pracovního týdne
- udržovat politiku otevřených dveří, která umožní všem, kteří mají dotazy nebo obavy, mluvit volně
- příkop „na základě potřeby vědět“, protože je pravděpodobné, že zapomenete, co představuje.
Neúčinná komunikace bude mít často za následek selhání projektu, zpoždění podání a možná překročení rozpočtových limitů.
předplatit
Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje a získejte úžasný obsah a získejte 20% slevu z naší kariérní zkoušky!
předplatit6. Motivujte svůj tým
Atributem dobrého řízení je vedení.
Co je dobré vedení? Jednak schopnost motivovat své podřízené. To může být obtížné dosáhnout, protože ne každý je motivován stejnými slovy, fyzickými výrazy, cíli a nápady společnosti. Je vaší úlohou opustit univerzální přístup a přizpůsobit svůj styl řízení každé osobě na palubě.
Zde je několik návrhů, které je třeba zvážit:
- Ukažte svým zaměstnancům ocenění prostřednictvím kancelářských večírků, dárkových karet, soutěží a verbální chválu
- nabízejí příležitosti k rozvoji jejich dovedností a pokroku ve společnosti
- komunikovat čestně a pravidelně; zaměstnanci nenávidí bytí ve tmě a hraní uhodnuté hry
- rozvíjet vztahy mezi vedoucími pracovníky a pracovníky na základní úrovni
- podporovat nezávislost a poskytnout pracovníkům možnost samosprávy.
7. Zaměstnanecké dovednosti v oblasti správy rozpočtu
Bude váš projekt postupovat, postoupí do další fáze a bude dokončen? Chcete říct „ano“, ale to záleží na rozpočtu.
Jistě, velká nadnárodní korporace bude mít obrovské zdroje, aby mohla projít projektem. Většina společností - velkých i malých - však zpřísňuje opasky a působí v mezích omezeného množství dolarů [nebo zde vložte měnu výběru]. To může na projektového manažera vyvolat velký tlak a poškodit vše, co měl v plánu.
Musí to však být? Ne. Pokud implementujete těchto pět nástrojů, můžete zůstat pod kontrolou:
- vždy zohledněte náklady na spontánní útoky nebo překvapení
- pochopit, co zúčastněné strany skutečně potřebují a chtějí
- zajistit, aby byl každý odpovědný a aby byl informován o všech změnách
- vypracovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), které usilují o dosažení dlouhodobých cílů
- v případě potřeby proveďte revizi, revizi a revizi.
Pamatujte: pokud spravujete haléře, budou následovat dolary.
8. Udržujte schůzky organizované a zaměřené
Setkání obklopilo mnoho negativních novin. Konsenzus je patrný v tom, že setkání je ztráta času a ti, kteří tyto powwowy vedou, stejně jako slyší sebe mluvit a křičet pocity za hodinu nebo dvě.
Ale proč hodit dítě do vody? Není to tolik, že by schůzka byla špatná pro podnikání; je to, že není využíváno správně.
Jako projektový manažer, který je příliš zaneprázdněn vyslovováním klišé - dává 110%, posun paradigmatu a myšlení mimo krabici - chcete, aby vaše schůzky byly do hloubky, ale do bodu. To souvisí i s předchozím bodem o komunikaci.
Cílem každého setkání je diskutovat o několika tématech, kterých lze dosáhnout uspořádáním a soustředěním. Na konci tohoto 45minutového setkání by měla být položena jedna otázka: ví každý o čem toto setkání bylo?
9. Používejte softwarové nástroje
Pes již není nejlepším přítelem člověka. Je to technologie.
Obchodní svět odvedl neuvěřitelnou práci přizpůsobující se měnícím se podmínkám, zdokonalil digitální nástroje a maximalizoval tyto příležitosti, aby maximalizoval zisk. Samozřejmě existuje několik odlehlých hodnot, ale většina společností využívá k dokončení úkolu nejnovější a nejlepší hardware a software.
Vy, jako vedoucí projektu, to dokážete také.
Existuje spousta softwaru, který může doplnit váš styl správy. Nejlepší program je něco, co kombinuje spolupráci, správu času, komunikaci, plánování a sdílení dokumentů do jediného ekosystému.
Nejste si jisti, co použít? Zde je několik návrhů, které jsou šetrné k rozpočtu (zdarma s možností upgradu) a přicházejí s celou řadou softwarových výhod:
- Trello
- Slack
- Základní tábor
- Wrike
- Podio
10. Po dokončení proveďte kontrolu
Nakonec je důležité provést důkladný přezkum projektu. Nemluvíme jen o vnímání hotového produktu a zajištění toho, aby byl splněn každý cíl, potřeba a úkol. Místo toho budete muset prozkoumat každou fázi, posoudit každou dílčí fázi a provést introspekci svých dovedností v oblasti řízení projektů (byly ty nejlepší, jaké by mohly být, nebo existuje prostor pro zlepšení?).
Přezkoumáním začátku, plánování, provádění a uzavření můžete něco vylepšit, zachovat jeho účinnost nebo stanovit nejlepší postup.
A víš ty co? Jedná se o nejlepší učební nástroj ze všech.
Odborníci přirovnávali projektové manažery k klasickým dirigentům. Ředitel orchestru vede každého houslistu, violoncellisty a pozoun, aby sledovali a prováděli každou notu v detailním skóre. Projektový manažer bude mít na svá ramena váhu světa, ale tento typ tlaku způsobí nebo přeruší kariéru.
Budeš jako Icarus a vystoupáš na nebe, jen abys viděl plameny svých křídel kvůli slunci? Nebo se budete modelovat jako Nike, řecká bohyně, a stanete se zosobněním úspěchu?
Jaké další tipy na řízení projektů byste s námi chtěli sdílet? Připojte se ke konverzaci níže!
